■「paperlogic」のちょっと便利な機能のその前にそもそものお話

ペーパーロジック社からのメルマガをご覧いただきありがとうございます。

 

次回から「paperlogic」のなかなか伝えきれない、細かいけどとても便利な機能について配信する予定なのですが、その前にそもそも「paperlogic」ってどんなサービスかご存知ない方も多いのかな？と思いますので概要を説明します。

1．デジタル保存と法令

「paperlogic」は、さまざまな企業活動や企業間取引で作成するビジネス文書を安心・安全にすべてデジタル保存を可能にするサービスです。

『デジタル保存なんていまさら何？』と突っ込まれるのはよくわかります。皆さんPCや社内のファイルサーバ、最近はクラウド上のストレージサービスなどにデータ保存されていますよね。

 

でもデジタル保存するには、とても多くの法令が関係してくることはあまりご存じないのではないでしょうか。有名なのは電子帳簿保存法の電子取引ですね。義務化されて罰則もあるので、皆様の会社もデータでやり取りした場合は、保存場所を決められていると思います。それ以外に何があるの？と言われる方が多いのですが、実はデジタル保存をする際に関係する法令は250を超えています。作成したビジネス文書に関するデジタルデータはほぼすべて何らかの法令に影響されると思った方が良いのです。

 

その250を超える法令ですが、縦割り行政の弊害からかそれぞれ要求される保存要件が少しずつ異なっています。要件とは、「デジタルデータの生成方法、保存の方法、保存期間、作成者の確認方法、デジタルデータの生成時間の確認方法、原本データを保存している間に改ざんしていないかの検証方法」などなど挙げればきりがありません。

 

これらをすべて充足してデジタル保存するのは数年前までは実現不可能で、「そんな要件を満たすより紙で書類作って保存する方が簡単だよね」となっていて日本では根強い紙文化が残り続けてきたわけです。

2．複雑に絡み合う法令対応を解決する「paperlogic」

では、もしすべての法令に対応して簡単に安価にビジネス文書のデジタル化が可能なサービスがあったら便利ですよね？

 

前置きが長くなりましたが、これらの法令対応を単一のサービスだけで実現できるのが「paperlogic」です。

 

あらゆる法令に対応して、さまざまなビジネス文書を長期間安全確実に保存します。

長期間安全確実に保存するために、「paperlogic」は電子署名とタイムスタンプという技術を活用しています。

• 電子署名…契約者、作成者、承認者などが合意・確認作業を実施した際にその記録としてデータ内に署名の記録を残す仕組みです。契約者、作成者、承認者などの本人性の根拠を高めるために当事者の電子証明書（第三者の国に認可された認証局が本人確認した上で発行する証明データ）を付すことで法的有効性が向上します。
• タイムスタンプ…国が認可した認定事業者の発行する時刻をデータ内に記録する仕組みです。自社のサーバやPCの時刻ではありません。
• 非改ざん証明　…　電子署名、タイムスタンプを記録したデータは原本の内容を修正、削除（改ざん）すると原本データが無効になるのでそれを検証する仕組み

「paperlogic」はさまざまな文書をデジタル化する「電子署名ソリューション」なのです。

3．ビジネスシーンに合わせた「paperlogic」の4つの代表的な機能

「paperlogic」はさまざまなビジネス文書をデジタル処理・保存するために、４つの機能を実装しています。

• 電子契約…契約当事者が電子署名することで合意形成を行う機能。契約書だけなく、当事者の承認が必要な文書、受領印が必要な文書などさまざまな文書に適用可能
• 書類送付…請求書や受発注書類などの国税関係書類を始めとする取引関係文書、法令の影響を受ける報告書、検査書などさまざまな文書に適用可能。電子署名（発行元証明）とタイムスタンプ（発行時刻）を記録して保存可能
• 社内署名…社内文書に社内規程で定めた承認者が電子署名する機能。会社法に関係する文書やさまざまな業法に影響を受ける文書のデジタル保存が可能。社内プロセスの明確化のための社内回付にも適用可能
• 電子書庫…デジタル文書を長期間保存するデジタル保存庫。電子契約、書類送付、社内署名で生成し、自社から発行するデータの保存に加え、受領書類のデジタル保存が可能。長期署名（電子署名の有効期限切れ後も電子文書の信頼性を長期間（10年以上）維持するための技術）により永年保存文書にも対応

「paperlogic」は電子証明書が利用できる電子契約サービスという評判が一人歩きしてしまい、電子契約のみのサービスと思われているケースが多いですが、実はさまざまなビジネス文書に対応する総合的な「電子署名ソリューション」であり、「デジタル化All-In-Oneサービス」なのです。

 

エビデンスの一元管理の観点から、操作性もひとつのサービスで完結することからも、おまけにリーズナブルな料金体系からも「paperlogic」を導入すれば煩わしい紙文化から脱出可能です。

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