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いつもpaperlogicメールマガジンをご覧いただき誠にありがとうございます。
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このメールでは公認会計士・税理士の横山公一が最近起こった出来事について、DXの観点から解説します。
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今回は【Vol.6｜PDF以外のファイル形式を保存する場合】についてご紹介します。
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| | 横山公一のDXワンポイント解説
―PDF以外のファイル形式を保存する場合―
| | • | 事務処理規程の負担を回避
面倒な運用ルールによる形骸化を防ぐため、規程による対応ではなく「タイムスタンプ付与」による電帳法対応が有効
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| | • | コンテナPDFで多様なデータを保護
動画やExcelなどそのままではPDF化できないデータも、一つの箱（コンテナPDF）にまとめてタイムスタンプを付与することで確実に改ざんを防止できる
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| ▼国税庁の要件を満たすシステム「paperlogic」▼
「paperlogic」なら、コンテナPDF機能が使えるうえに、タイムスタンプが無料で使い放題。定額制のため費用対効果も◎
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以前の記事で、電子帳簿保存法の保存対応として、例えJIIMA認証を取得しているサービスでも訂正削除不可や編集の記録が残る仕組みの場合、人手を介さずにシステム内で保存処理が自動化されている場合を除いて、訂正削除に関する事務処理規程を併用して運用しなければならないとお伝えしました。
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※バックナンバーはこちら
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事務処理規程での運用は、訂正削除の記録を残すことはもちろん、運用結果を報告書にまとめたり、内部監査したりと余計な業務が増えてしまいます。
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しかも規程が形骸化して実際に運用できていないという企業が多いという声も聞いています。
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事務処理規程での運用を避けるためには、タイムスタンプの付与が必要です。
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「paperlogic」では、タイムスタンプが無料なので様々な書類を多数保存しても費用対効果は抜群だと思っています。
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前置きが長くなりましたが、ここからが本題です。
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タイムスタンプを付与する場合、ファイル形式はPDFにする必要があることはずいぶん周知されてきたように思います。
「paperlogic」でも原則はPDF形式となります。
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しかしながら業務で使うファイルは多種多様で、保存しておきたいデータも書類に限らず現場の写真画像であったり、作業内容の動画であったり様々に変化してきているように思います。
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データという観点では、売上集計データなどひと月まとめると膨大なデータとなり、csvやExelデータならば管理できますが、それをPDFにすると何百ページになったりページ区切りがおかしくなったりすることが多々あります。
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また、PDF形式のデータも作成側で何らかのセキュリティを施してあるとタイムスタンプを付与出来ずエラーになったり、それを調べるだけで業務に支障が起きることも少なくありません。
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このような状況に対応するため「paperlogic」電子書庫では、コンテナPDF機能が実装されています。
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PDF以外のファイル形式やPDF自体にセキュリティが施されている場合に、PDFという箱（コンテナと称しています）にそれらのファイルを納めて、PDFの箱自体にタイムスタンプを付与する方法です。
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もし箱の中身を改ざんしようとすると、箱全体が無効となり、改ざん可能性を排除できる仕組みとなっています。
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このような機能は、国税庁の電子帳簿保存法一問一答でも新規に記載されるようになりました。
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| | 【問63】
ワードやエクセル形式の電子取引データをＰＤＦデータに添付し、タイムスタンプを付与する方法でも真実性の確保の要件を満たすことはできますか。
| 【回答】
ワードやエクセルデータに直接タイムスタンプを付与する方法やＰＤＦデータに変換した後タイムスタンプを付与する方法のほか、ＰＤＦデータを台紙として、ワードやエクセル形式の電子取引データを添付し、このＰＤＦデータにタイムスタンプを付与する方法等によって真実性の確保の要件を満たすこともできます。
— 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和7年6月)
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一問一答ではPDFの台紙と表現していますが、「paperlogic」コンテナPDF機能と技術的には同一です。
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この【問63】の解説に以下の文書があり、電子帳簿保存法の保存方法に適合しているとなっています。
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現在、いろいろなタイムスタンプを付与できる電子帳簿保存法対応のサービスがありますが、コンテナ機能が実装されていないことがあります。
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タイムスタンプを付与出来ないデータについては別管理となり、そのためだけに訂正削除の事務処理規程を運用しなければならないことが起きています。
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「paperlogic」ではすべてのデータをあらゆる法令に対応して保存することが可能で、しかもタイムスタンプ無料です。
従量課金型では保存データ数が多くなるだけコストが上がってしまいますが、「paperlogic」は固定課金型です。
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書類保存を検討されている皆様はぜひ「paperlogic」を候補にお願いします。
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