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このメールでは公認会計士・税理士の横山公一が最近起こった出来事について、DXの観点から解説します。

今回は【Vol.5|電子取引システムを移行する際の注意点】についてご紹介します。

今回のポイントはこちら!

 📢 電子取引システムを移行する際の注意点

  • 「電子取引」の場合
    タイムスタンプを使っていない場合は事務処理規程を制定して運用

  • 「スキャナ保存」の場合
    事務処理規程の制定・遵守の他に、移行データにタイムスタンプを付与
    データの改変がないことの証明に必要な情報の維持が必須

    ▼最大のリスク▼
    電子取引データとスキャナ保存データが同じシステム内で混在している場合、
    事務処理規程の制定・遵守だけでは電帳法の要件を満たせない
    →すべてのデータに認定タイムスタンプが利用できるシステムを選ぶと安心◎

 

2024年1月1日の『電子帳簿保存法の電子取引の義務化』から2年弱が経過し、電子取引の運用も慣れてきたころかと思います。

 

一方、現状のシステムやサービスに限界を感じ、別のサービスを検討しはじめた会社様も多いのではないでしょうか。

 

宥恕期間 (ゆうじょきかん) 2022年1月~2023年12月の前にいち早くシステム導入された会社様では、導入を早急に行ったことで、社内の運用とシステムに乖離が起きていることも耳にします。

 

最近では、お客様からもシステムやサービスの乗換えのご相談を受けます。

 

今回は、現状利用しているシステムやサービスのデータを別システムや別サービスに移行する場合の注意点について、注目していきましょう。

 

電子帳簿保存法では、電子取引のデータ移行について下記の記載があります。

電子帳簿保存法一問一答電子取引令和7年6月版

問92 電子取引の取引情報に係る電磁的記録(電子データ)の保存を行っているシステムを新システムへ変更する場合、電子データを移行するに当たって、具体的にどのような措置を講ずる必要がありますか。

【解説】

旧システムから新システムへの移行に当たっては、旧システムから電磁的記録を取り出し、新システムへ電磁的記録を取り込むまでの間は、当該電磁的記録について改ざん防止が担保できない期間となることから、当該移行期間中においても改ざん防止措置を 行う 必要があります。この点、タイムスタンプの付与(もしくはタイムスタンプ代替措置)が要件になっているスキャナ保存とは異なり、電子データ保存においては、改ざん防止措置として、「事務処理規程の制定・遵守」という方法も認められていますので、旧システムから新システムに 電子データを移行する場合の取扱いについても異なります。

具体的には、データ移行に際して、旧システムにおいてタイムスタンプの付与により改ざん防止の措置をとっていた場合や、移行に際して新たにタイムスタンプを付与するといった対応ができない場合であっても、データ移行時の「事務処理規程の制定・遵守」とい う 方法によっても、移行期間中の改ざん防止が担保されることになります。

「事務処理規程の制定・遵守」という 方法は、あくまで電子データ に関する 改ざん防止措置として認められているものですので、同じシステムでスキャナデータと電子データを併せて保存している場合において、両方のデータをまとめて新システムに移行しようとする ときには、この方法は認められないことに留意ください。

引用元:国税庁|電子帳簿保存法一問一答(Q&A)

上記から、タイムスタンプを付与しない方法で電子帳簿保存法対応をしているシステムやサービスからデータ移行する場合は、事務処理規程を制定し、規程記載の運用方法を遵守してデータ移行すれば良いとされています。

 

タイムスタンプを付与しない方法の場合は、データの授受などがシステム内で自動化されていない限り、事務処理規程を作成し運用することになります。


なお、事務処理規程での運用には一定のリスクがありますので、注意が必要です。


そこで今日のポイントは、国税庁|電子帳簿保存法一問一答の解説に記載されている


―――この点、タイムスタンプの付与(もしくはタイムスタンプ代替措置)が要件になっているスキャナ保存とは異なり、―――(電子帳簿保存法一問一答(Q&A)より)


の部分です。もし電子取引書類だけでなく、スキャナ保存も運用されていて、データが混在している場合は、事務処理規程でのデータ移行の運用では問題であるということです。

 

スキャナ保存制度のデータ移行は、国税庁の『電子帳簿保存法一問一答』に下記 記載があります。

問64 タイムスタンプの代替要件として他者が提供する一定のクラウドサーバを利用してスキャナ保存を行っていますが、現在利用している旧サービスから新たなサービスに移行したい場合、どのような対応をすればいいですか。

【回答】

旧システムに保存しているスキャナデータを新システムに移行(データ移行)する場合には、旧システムに保存しているスキャナデータだけでなく、 スキャナデータを保存した時刻と、それ以降に改変されていないことの証明に必要な情報についても、データ移行の前後でこれらの全てが改変されていないことを確保した状態で 新システムへのデータ移行を行う必要が あります 。

したがって、旧システムにおいて、タイムスタンプ付与代替要件を適用してスキャナ保存の要件を満たしている場合には、移行データにタイムスタンプを付与するなどの対応をする必要があります。(以下略)
引用元:国税庁|電子帳簿保存法一問一答(Q&A)

つまり、スキャナ保存にて保存された電子データを、別システムやサービスに移行する場合には、移行時にタイムスタンプを付与する必要があるということです。

 

電子帳簿保存法保存データが電子取引だけと明確に判断できる場合は事務処理規程の運用で良いですが、社内担当者が紙書類をスキャンしたデータも混在して保存していた場合はデータ移行時にタイムスタンプが必要です。


paperlogic は別システムから移行されるすべてのデータにタイムスタンプを付与して保存することが可能です。

 

しかも、タイムスタンプを追加料金なしで利用でき、従量課金ではありません。

 

データ移行の際は paperlogic をぜひご検討ください。

 

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