「電子契約や電子化を進めたいけれど、新しいシステムを覚えるのが大変そう…」

「いちいち管理画面にログインして操作するのは手間だ」と思ったことはありませんか？

paperlogicの便利な機能「メール連携機能」は

• メール送信と変わらない操作で書類を送付できる
• システムにも保存されるので電子取引にも対応

今回は、手間が省けて、法対応もできるpaperlogicの便利機能についてご紹介します。

「メール連携機能」とは、paperlogicにログインして操作画面を開かなくても、電子メールを送るだけで電子署名とタイムスタンプが付いたPDFファイルを相手方に送信することができる機能です。

 

▼従来の方法

1. paperlogicにログインをして「書類送付」を開く
2. 必要情報を入力
3. ホスト署名者・送信先のゲストを選択
4. 送付するPDF形式のファイルをアップロード
5. ホスト署名者が署名完了するとゲストに通知メールが送付
6. ゲストが受領（ダウンロード）
7. ホスト側の操作画面の書類送付一覧に保存
   

 

▼「メール連携機能」を利用した方法

1. 　普段お使いのメールソフトを開く
2. 宛先に書類送付先アドレスを入力
3. c.c.にpaperlogicがユーザー毎に作成した特定メールアドレスを入力
4. 件名・本文を入力し、ファイルを添付して送信！　⇒【完了】

「メール連携機能」では、paperlogicへの都度ログインが不要になるため、手順を簡略化できます。

 

メールだけで送付先ゲストは電子署名・タイムスタンプ付きのファイルを受領でき、ホスト側はpaperlogic書類送付の一覧に書類が自動保存されます。

「メール連携機能」では、通常のメールとほぼ同じようにメールを作成し、c.c.に特定アドレスを入力するだけで「電子署名とタイムスタンプが付いたPDFファイル」が相手に送れます。

見積書や注文書、検収書や受領書など、取引に間接的に関わるような書類は、メール送信のみという方も多いのではないでしょうか。これらの書類も電子帳簿保存法の対象書類ですので、法令に遵守した保存が求められます。

paperlogicの「メール連携機能」を利用すれば、メール送る際にc.c.を入れるだけで、電子取引に対応した長期保存が可能です。

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