今回のポイントはこちら！

　訂正・削除の履歴が残るシステムだけでは不十分！
→「事務処理規程」の策定・運用が別途必須
→煩雑な規定運用が難しい場合は「タイムスタンプ」方式が安心

 

先日とある企業の経理担当役員と会話していた際の話です。

 

「御社は電子取引の対応に何かサービス入れてますか？」

『えぇ、JIIMA認証を取っているサービス導入していますよ』

「それはタイムスタンプ付けるタイプですか？」

『いや、タイムスタンプは使うほど費用かかるのでオプション付けなかったです』

「では、事務処理規程で運用してるんですか？」

『いやいや、JIIMA認証取ってるサービスなら規程いらないって税理士が言ってたので作ってないですよ』…

 

この会話で重要なポイントがあるので少し解説します。

電子取引の保存要件については、すでに皆さんご存じと思いますが、下記の4点です。

[関連法]
次のいずれかの措置を行う（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則第四条1項）
一 タイムスタンプが付された後の授受
二 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
三 データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用して、授受及び保存を行う
四 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

引用元：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

今回のポイントは「三」の場合です。

電子帳簿保存法一門一答（令和7年6月版）には以下の設問があります。

問43 電子メール等で受領した領収書データ等を、訂正・削除の記録が残るシステムで保存している場合には、改ざん防止のための措置を講じていることとなりますか。

 【回答】 訂正・削除の記録が残るなどの一定のシステムを使用することによって改ざん防止のための措置を講じていることとするためには、保存だけではなく、データの授受も当該システム内で行う必要がありますので、改ざん防止のための措置を講じていることとはなりません。別途、不当な訂正・削除を防止するための事務処理規程を制定して遵守するなどの方法によって改ざん防止のための措置を講じることが必要です。
出典元：国税庁｜電子帳簿保存法一問一答（PDF）

冒頭の会話で「事務処理規程で運用」と言ったのはこのポイントです。

日常業務において、メールの添付ファイルやWebからダウンロードしたPDFを、一旦ご自身のPCに保存してからシステムに保存することはよくあると思います。

しかし、国税庁の回答にある通り、「訂正・削除の記録が残るシステム」を要件とする場合、データの受領から保存までがシステム内で完結し、人の手を介さないことが条件となります。

つまり、PCへのダウンロードなど「人の手を介して」保存する場合、たとえJIIMA認証サービスでも別途『事務処理規程』の運用が必須となります。 しかし、全社員へのルール徹底は手間で、保存漏れのリスクも伴います。 この面倒な規程運用をなくせるのが、「タイムスタンプを書類ごとに付与する方法」です。

 

タイムスタンプと聞くと「1ファイルごとに何十円、何百円とコストがかかってしまう」と懸念される声も多く聞きますが、実はpaperlogicならタイムスタンプ費用は無料、書類数も無制限です。

 

あとから過去のデータを含めて運用ルールを見直すのは、現場の負担も大きく非常に大変です。

 

データ量が少ない今のうちに、タイムスタンプ標準装備で従量課金のないpaperlogicでの運用をご検討されてみてはいかがでしょうか。

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